ArtsHelp, hoe krijg ik grip op al die informatiestromen?

Help, hoe krijg ik grip op al die informatiestromen?
Naar actueel

Help, hoe krijg ik grip op al die informatiestromen?

Het werk stapelt zich op en de dag gaat veel te snel voorbij. Hoe ga ik dit voor elkaar krijgen? Een paar weken geleden is Herke Weijs gestart als ANIOS Psychiatrie en Verslaving van Talent&Care. Maandelijks blogt hij over zijn ervaringen. Drie tactieken om grip te houden op al die informatiestromen.

Mijn werk in de psychiatrische kliniek begint steeds meer in een stroomversnelling te komen.  Het team raakt aan mij gewend en vraagt steeds meer van me. Ondertussen ben ik nog steeds druk om de patiënten te leren kennen en allerlei praktische zaken te regelen, zoals een autorisatie voor het elektronisch voorschrijfsysteem. Prangende vragen wisselen zich af met kleine, onbenullige, maar niettemin noodzakelijke klusjes.

Chaoot

Van nature ben ik een chaoot. Hoofd- en bijzaken vind ik lastig om te scheiden. Zowel op het werk als privé raak ik gemakkelijk verstrikt in allerlei details. Als ik bijvoorbeeld thuis opruim, ben ik uren bezig. Ik moet voor alles een plekje zoeken en terwijl ik bezig ben, word ik alweer afgeleid door iets anders. Mijn vrouw daarentegen gaat als een wervelwind door huis en is in 20 minuten klaar. Het is dan wel niet zo spic en span als wanneer ik het zou doen, maar zo veel efficiënter.

‘Zoveel informatiestromen maken het geheel flink onoverzichtelijk’

Op mijn twee afdelingen verblijven zo’n 20 patiënten, die ieder een dubbele diagnose hebben (zowel een psychiatrische diagnose als een verslaving) en daardoor ook een uitgebreide hulpverleningsgeschiedenis. De nieuwste patiënten zijn er sinds 3 weken en de ‘langliggers’ ruim 2 jaar. Aan mij de uitdaging om in korte tijd van iedere patiënt een overzicht te krijgen van de voorgeschiedenis, wat er op dit moment speelt en waar we naartoe werken. Geen geringe klus, mede door de uitgebreide sociale kaart en zorgkaart van de regio Utrecht. Om nog niet te spreken van de 30 mails die per dag voorbijkomen. Genoeg informatiestromen dus, om het geheel flink onoverzichtelijk te maken.In mijn prille carrière hebben al deze informatiestromen mij meer dan eens kopzorgen bezorgd. Ik heb verschillende tactieken geprobeerd en een aantal zijn tot nu toe blijven hangen:

Tactiek 1: excel

Tijdens mijn coschappen gebruikte ik mijn overdrachtsformulieren van de afdeling als back-up. Een soort geheugensteuntje voor de onverwachts afgevuurde vragen van de supervisor, waarmee ik toch tweederde van de vragen kon pareren. Daarom heb ik nu ook van iedere patiënt een hapklaar overzicht in excel van de hoofdpunten qua psychiatrie, verslaving, somatiek, medicatie en beleid. Het enige minpuntje van deze tactiek is dat het wel enige discipline vraagt om het overzicht bij te blijven houden, maar dan heb je wel wat. 

Tactiek 2:  de to-do-lijstjes

Ik begon met losse A4-tjes, maar dat werkte mijn chaotische brein alleen in de hand (‘Waar heb ik dat briefje nou gelaten… Oh nee, die was nog van gister!’). Dus ben ik geswitcht naar een notitieboekje, maar dat was te klein en onoverzichtelijk. Vervolgens naar blocnote A5-formaat (beter, maar nog steeds te klein!) en uiteindelijk een blocnote A4-formaat. Ideaal voor de lange verhalen van mijn patiënten.

Ik denk dat niemand wijs zou kunnen worden uit mijn notities, maar het helpt mij echt. Het geeft me houvast door de dag heen. Na enkele weken merk ik ook al, dat mijn notities minder chaotisch worden. Ter illustratie, tijdens mijn eerste supervisie-momenten met de psychiater, was ik langer bezig om de vragen te filteren uit de 10 pagina’s notities die de dag mij hadden opgeleverd dan dat we daadwerkelijk relevante vragen aan het bespreken waren. Nu heb ik ze steeds vaker op een rijtje. Letterlijk.

Tactiek 3: de hulplijn

Gelukkig is iedereen in de organisatie laagdrempelig te bereiken voor vragen, maar het duurde even voordat ik doorkreeg wie ik het beste kon benaderen. Soms heb ik nog de neiging om het wiel zelf uit te vinden, terwijl dat vaak echt niet nodig is.  Op momenten van chaos heeft het mij tot nu toe enorm geholpen om een collega te vragen even te sparren en om een handje te helpen. Het gekke is dat ik en veel andere collega’s best een drempel ervaren om advies te vragen. Terwijl het juist logisch zou moeten zijn om als onervaren ANIOS iemand de oren van het hoofd te vragen. Ik heb me dus voorgenomen om zo veel mogelijk te vragen en ik kan alleen maar zeggen dat me dat tot nu toe veel bloed, zweet en tranen bespaard heeft.

’Ik moet op momenten van grote drukte tijd nemen om uit te zoomen’

 Bovengenoemde tactieken hebben mij enorm geholpen de afgelopen tijd, maar toch mis ik iets. Als het werk zich opstapelt, ben ik nog steeds geneigd om de verschillende to-do-punten kriskras door elkaar op te pakken. Alles lijkt dan even belangrijk. Ik heb ontdekt dat ik op zo’n moment even tijd moet nemen om uit te zoomen. Dan ontstaat er ruimte om te bekijken wat nu echt belangrijk is. Dit zijn de momenten, waarop ik me weer realiseer waar het écht om gaat: namelijk de patiënt. Ook besef ik me op zulke momenten dat ik niet in mijn eentje verantwoordelijk ben voor de goede zorg, maar samen met een team. Als er dan aan het einde van de dag dan nog steeds stapels werk liggen, kan ik zeggen: ‘Het belangrijkste voor vandaag heb ik kunnen doen, de rest komt morgen!’ 

Herken jij je in het verhaal van Herke Weijs? De coaches van Talent&Care helpen je graag verder. Bel of mail: 030 - 227 01 97 of info@talent-care.nl

Eerdere blogs van Herke:

Mijn papa is de beste dokter van de wereld!

Onze opdrachtgevers zijn onder andere